SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES

Cuál es o debería ser  la relación entre los sistemas de información  de un archivo/biblioteca/centro de documentación respecto a los otros sistemas de información de las organizaciones?

Los Sistemas de Información (SI) de las Unidades de Información (UI) contienen la historia y las actividades diarias de la organización, un subsistema que hace parte de un sistema mayor el cual sería la organización completa y sus interacciones con el entorno, por lo tanto, de la veracidad, integridad, disponibilidad, pertinencia y trazabilidad de la información contenida en el SI de la UI, depende la toma de decisiones de manera óptima, enmarcada en la consecución de los objetivos de cada una de las áreas en sus diferentes procesos ya sean estratégicos o de apoyo.

Desde nuestro punto de vista el SI de UI debe formar una parte un sistema integrado que cobije todas las actividades de las diferentes áreas de la organización de forma coherente y coordinada, como por ejemplo un ERP el cual nos ofrece diferentes puntos de vista de la empresa tanto a nivel interno como en sus relaciones con el entorno. Además debe existir siempre una concordancia entre los diferentes SI de las áreas para llevar a cabo el control interno de las actividades de la organización de una forma más segura y eficiente.

La incorporación de los diferentes SI de la empresa incluido el del archivo/biblioteca genera que al introducir o eliminar un nuevo procedimientos, recurso humano o clientes, entre otros, éste sea conocido y asimilado dentro del funcionamiento de la organización, e incluso éstos cambios pueden afectar el entorno (clientes y proveedores).

A pesar del auge de diferentes tecnologías para la integración de los Sistemas de Información empresariales, aún existen organizaciones que evaden por desconocimiento, temor o resistencia al cambio explotar las ventajas que estos sistemas ofrecen a nivel competitivo y por lo tanto la UI se ve relegada a una labor de almacenamiento y organización de información de manera aislada del resto de los SI de la empresa, así que no contribuye como debería a la consecución de los objetivos estratégicos de la misma.

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